Zmiana biura rachunkowego – o czym należy pamiętać?

uścisk dłoni

Kiedy należy podjąć decyzję o zmianie biura rachunkowego? O czym warto pamiętać przy zmianie biura rachunkowego? Czy zmiana biura może nastąpić w trakcie trwania roku podatkowego? Na co zwrócić uwagę, podpisując umowę z nowym biurem rachunkowym? Sama decyzja o zmianie usług księgowych może być łatwa, jednak aby dopełnić wszystkich formalności oraz aby podjąć właściwą decyzję, potrzebna jest rozwaga i odpowiedzialne podejście do zmiany biura rachunkowego.

Zapewne mamy ważne powody, aby zmienić biuro rachunkowe i dokładnie przeanalizowaliśmy wszystkie kwestie pod względem prawnym i finansowym. Sama zmiana biur rachunkowego nie jest trudna, wystarczy tylko wiedzieć jak to zrobić po kolei, aby nie zapomnieć o żadnej istotnej kwestii.

Wypowiedzenie umowy w biurze rachunkowym

Pierwszą i najważniejszą kwestią jest wypowiedzenie umowy w biurze rachunkowym, które dotychczas świadczyło dla nas usługi księgowe. Powinno ono zostać spisane w dwóch jednakowych egzemplarzach, po jednym dla obu stron, ważne aby oba pisma posiadały podpisy dwóch stron umowy.

Warto sprawdzić jak wygląda zapis w umowie i ile trwa okres wypowiedzenia. Jeżeli są to dla przykładu dwa miesiące, warto o tym wiedzieć wcześniej, aby nie dublować opłat za usługi w dwóch biurach rachunkowych. Mimo, że wypowiesz umowę w biurze rachunkowym, jego pracownicy mają obowiązek obsługiwać twoją firmę do dnia jej wygaśnięcia, dlatego nie musisz śpieszyć się z podpisywaniem nowej umowy.

Jeżeli już wybrałeś nowe biuro rachunkowe, pozostaje Ci cierpliwie czekać na wygaśnięcie starej umowy, jeżeli jeszcze nie wiesz które biuro wybrać, właśnie w okresie od wypowiedzenia do wygaśnięcia starej umowy, masz czas na podjęcie odpowiedzialnej i przemyślanej decyzji.

Nowe biuro rachunkowe – nowa umowa

Wybór nowego biura rachunkowego nie powinien być pośpieszny i niedbały, aby po raz kolejny nie zaszły nieprzewidziane komplikacje. Umowa z biurem rachunkowym zaczyna obowiązywać w dniu następnym od wygaśnięcia poprzedniej, aby zachować ciągłość w prowadzeniu ksiąg rachunkowych.

Aktualizacja wpisu CEIDG

Wszyscy wiemy czym jest wpis CEIDG i jakie zawiera informacje. Jedną z ważnych informacji zawartych w CEIDG jest nazwa podmiotu odpowiedzialnego za prowadzenie ksiąg oraz miejsce przechowywania wszystkich dokumentów księgowych. Dlatego zaraz po podpisaniu nowej umowy, konieczna jest aktualizacja wpisu CEIDG. Szczegółowy formularz CEIDG zawiera dokładną nazwę firmy, numer NIP biura rachunkowego jak również adres, w którym przechowywane są nasze dokumenty. Dlatego podczas zmiany biura rachunkowego, zmiana danych w CEIDG jest bardzo ważna. Aktualizację CEIDG składamy w urzędzie miasta bądź gminy, bądź za pośrednictwem Internetu i profilu zaufanego.

podpisanie umowy

Stara dokumentacja powinna znajdować się w aktualnym biurze rachunkowym

Podpisanie umowy z nowym biurem rachunkowym wiąże się również z przechowywaniem wszystkich dokumentów, dlatego dokumentację z lat ubiegłych należy odebrać z poprzedniego biura rachunkowego i przekazać do aktualnej siedziby. To bardzo ważne, ponieważ dokumentacja księgowa według prawa musi być przechowywana przez okres co najmniej 10 lat.

Przy odbiorze dokumentów musimy sprawdzić czy na pewno są one kompletne. Wśród nich powinny znaleźć się wszystkie wydruki z KPiR, szczegółowe wykazy VAT z zakupów i sprzedaży, dokumentacja ewidencyjna, deklaracje rozliczeniowe ZUS, deklaracje podatkowe, dokumentacja dotycząca spraw kadrowych i płacowych firmy, umowy z kontrahentami i pracownikami, wyciągi bankowe, faktury, rachunki oraz inna dokumentacja, która została dostarczona do poprzedniego biura rachunkowego.

Odbierając dokumentację podpisujemy protokół odbioru, potwierdzając również ich kompletność. Aby dokumentacja księgowa była bezpiecznie przechowywana, najlepiej tego samego dnia przewieść ją do nowego biura rachunkowego, gdzie nowe biuro rachunkowe będzie ją przetrzymywało w swoim archiwum.

Jak widać, zmiana biura rachunkowego nie jest skomplikowanym procesem. Jest wiele spraw do załatwienia, dokumentów do podpisania, jeżeli jednak nie zapomnimy o żadnym z istotnych punktów, niemalże nie odczujemy zmiany. Jeżeli obecne biuro rachunkowe nie spełnia naszych oczekiwań i nie wywiązuje się właściwie ze swoich obowiązków. Warto postawić na zmianę, która przyniesie firmie znaczące korzyści, także finansowe.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

wkład cmyk

Czy zamienniki do drukarek to dobry wybór?

Wysokie koszty eksploatacji to prawdziwa zmora użytkowników urządzeń drukujących. Mimo dostępności zamienników, wiele osób wybiera elementy oryginalne, godząc się przy tym z ceną zakupu, która w wielu przypadkach wykracza dalece poza granice zdrowego rozsądku. Tacy userzy patrzą z nieufnością na wkłady i kasety sygnowane przez zewnętrznych producentów, wychodząc z założenia, że coś, co jest dobre, […]

kran

Jak oszczędzać wodę w domu

W mieszkaniach, w których zainstalowano liczniki do pomiaru zużycia zimnej i ciepłej wody, kwestia oszczędności wody może mieć kluczowe znaczenie dla wysokości rachunku.

stara farba na ścianie

Jak usunąć starą farbę?

Oto nadszedł czas na malowanie! Wybraliśmy już kolor farby, który naprawdę nam się podoba, oczyma duszy widzimy piękny efekt naszych starań i zastanawiamy się przede wszystkim nad tym, jak nasz wybór zostanie skwitowany przez znajomych, zwłaszcza, jeśli wiemy, że mają dobry gust. I właśnie w tym momencie mina zaczyna nam rzednąć. Uświadamiamy sobie, że jeszcze […]